Hem / Tullfaktura
Att förstå tullfakturans funktion och innehåll är avgörande när du handlar över landsgränser. Den utgör ett centralt dokument vid tullklarering, där den informerar tullmyndigheter om försändelsens värde, innehåll och syfte. En korrekt utformad tullfaktura kan spara både tid och pengar, medan felaktigheter riskerar att skapa förseningar eller tullproblem.
Tullfakturan fungerar som underlag för tullmyndigheternas värdering och beskattning av varor. Därför krävs ett antal fasta uppgifter som måste finnas med i dokumentet, oavsett om det gäller en försändelse till en affärspartner eller en privatperson. Även om det i vissa fall används en proformafaktura – till exempel vid varuprover eller gåvor – måste den ändå innehålla samma grundläggande information som en kommersiell tullfaktura. Utformningen kan variera något beroende på land och transportsätt, men principerna är desamma.
En tullfaktura måste innehålla specifik information för att godkännas vid tullklarering. Det handlar bland annat om:
Den här informationen används av tullmyndigheter för att beräkna tull och moms.
Vanligt förekommande fel är att lämna ute ursprungsland, använda otydliga varubeskrivningar eller ange orimliga varuvärden. Ett annat problem är att fakturan saknar uppgift om fraktkostnad, vilket gör att myndigheter måste uppskatta denna – ofta till nackdel för importören. Här är några saker att dubbelkolla innan du skickar iväg fakturan:
Tullfakturan behövs så snart du skickar något till eller från ett land utanför EU. Den är ett krav från mottagarlandets tullmyndighet, men även fraktbolagen behöver dokumentet för att kunna behandla din sändning korrekt. Även om det inte sker någon affärstransaktion, kan en tullfaktura ändå krävas – exempelvis vid reparationer eller gåvor.
Vid export till länder utanför EU är tullfakturan ett krav. Den ska återspegla det verkliga värdet på försändelsen och ge myndigheterna information om innehållet. Både exportlandets och importlandets tullmyndigheter granskar dokumentet. Avsaknad eller felaktig faktura leder ofta till förseningar, extra avgifter eller till och med att försändelsen returneras.
En tullfaktura är vanligtvis en kommersiell faktura, där betalning ingår. Men den skiljer sig från exempelvis en proformafaktura som används i andra sammanhang. Viktigt är att identifiera vilken fakturatyp som passar din försändelse. Här är några skillnader:
Skillnaden mellan dessa fakturatyper handlar främst om försändelsens syfte. Medan en tullfaktura används vid faktisk handel, förekommer proformafakturan vid sändningar utan kommersiellt värde. Båda dokumenten granskas av tullmyndigheter, men proformafakturan har inte samma juridiska tyngd.
Proformafakturor används vid export av varuprover, gåvor, returvaror och reparationer. Den ska fortfarande innehålla korrekt information om varans värde, trots att betalning inte sker. Detta för att tullmyndigheter ska kunna bedöma eventuella avgifter. En noggrant ifylld proformafaktura är lika viktig som en kommersiell tullfaktura i dessa fall.
Tullfakturor är juridiskt bindande dokument som kan granskas långt i efterhand. Felaktig information kan innebära att du bryter mot tullagstiftningen, vilket kan leda till böter eller andra påföljder. En proformafaktura saknar den juridiska bindningen för betalning, men uppgifterna måste ändå vara korrekta – särskilt kring ursprung, vikt och värde.
Att skapa en tullfaktura kan kännas överväldigande, särskilt för småföretag eller privatpersoner. Men det finns gott om verktyg och mallar att tillgå, och med lite vana går det snabbt. Viktigast är att förstå vilka uppgifter som krävs och varför de behövs.
Du kan använda färdiga mallar från transportörer eller skapa din egen faktura i exempelvis Excel eller Word. Det viktiga är att den innehåller all nödvändig information och är tydligt strukturerad.
Bra saker att tänka på: