Hem / Vad är attest?
Attest är det formella godkännandet av en affärshändelse före bokföring eller betalning, exempelvis en faktura, ett bokföringsunderlag eller ett utlägg.Genom attest (skriftligt eller digitalt) intygar ansvarig person att kostnaden är korrekt, relevant och följer interna regler. Attest är ett sätt att förhindra fel och bedrägerier samt att säkerställa kontroll i ekonomin.
Att attestera betyder i praktiken att någon formellt godkänner ett dokument eller en transaktion. Denna handling dokumenteras för spårbarhet och kontroll, vilket även har betydelse vid revision och intern uppföljning.
Attesteringen är en viktig del av organisationens interna kontrollsystem. Utan tydliga attestregler kan det uppstå stora risker för felaktig redovisning och bedrägerier. Därför är det vanligt att företag har policys som tydligt reglerar vem som får attestera vad och upp till vilka belopp.
Rätten att attestera regleras internt på företaget, och baseras oftast på vilken slags anställning, roll och ansvarsnivå personen har inom organisationen. En mellanchef kan exempelvis ha rätt att attestera upp till ett visst belopp, medan större summor kräver attest från ekonomiavdelning eller ledning. Det är viktigt att ansvarsområden och gränser är tydliga för att undvika konflikter och misstag.
Ett attestflöde beskriver i vilken ordning olika personer granskar och godkänner en kostnad. Flödet kan se olika ut beroende på typ av organisation och transaktionens storlek. I mindre företag är det ofta en eller två personer som sköter hela processen, medan större bolag har flera nivåer av attest. Detta gör att flera ögon granskar fakturan innan den går till betalning.
Exempel på ett vanligt attestflöde:
Attest och kontering blandas ofta ihop men är två olika saker. Att kontera innebär att bokföra en kostnad på rätt konto och projekt. Det är en teknisk åtgärd. Att attestera är däremot att godkänna att kostnaden är riktig. Båda är viktiga, men attest är kopplat till ansvar och kontroll medan kontering handlar om struktur för redovisning.
Om attesteringen inte fungerar korrekt kan konsekvenserna bli stora – det kan bland annat leda till felaktiga betalningar, försenade leverantörsbetalningar eller till och med bedrägerier. En vanlig fallgrop är att personer attesterar utan tillräcklig kontroll eller utan att ha rätt nivå av befogenhet. I längden kan felaktig attestering leda till exempelvis felaktig redovisning och brott mot skattebrottslagen (läs mer hos Ekobrottsmyndigheten).
Vanliga, bristfälliga rutiner:
Digital attestering innebär att godkännandet sker i ett elektroniskt system. Användaren loggar in, granskar dokumentet digitalt och godkänner det med ett klick. Fördelarna är många: bättre spårbarhet, snabbare processer och lägre risk för manuella fel. Dessutom kan systemen kopplas till företagens bokföring, vilket sparar mycket tid. Valet av verktyg beror på organisationens storlek och behov. Det viktigaste är att det följer interna processer och regler.