Hem / Vad är bokföring?
Bokföring den löpande dokumentationen av ett företags ekonomiska händelser. Det innebär att registrera varje transaktion på ett strukturerat sätt – inkomster, utgifter, tillgångar och skulder.
Bokföring är inte bara ett lagkrav, utan också ett viktigt verktyg för att förstå hur företaget mår ekonomiskt. Med korrekt och ordnad bokföring kan företagare fatta informerade beslut och undvika obehagliga överraskningar vid till exempel moms- eller årsredovisningen.
Varje så kallad “affärshändelse” måste bokföras i kronologisk ordning med tillhörande verifikationer. Dessa verifikationer kan till exempel vara kvitton, fakturor eller andra dokument som styrker affärshändelsen.
Bokföring sker i två steg: först i en grundbok där transaktionerna listas, och därefter i en huvudbok där de grupperas efter konton. Dokumentationen görs med hjälp av ett kontoplan där varje typ av transaktion hör hemma i ett specifikt konto.
Bokföring är den dagliga registreringen av transaktioner, medan redovisning innebär att sammanställa och analysera informationen till rapporter som balansräkning och resultatrapport. Redovisning är alltså bredare och används ofta i beslutsfattande, medan bokföring är mer tekniskt och grundläggande.
Dubbel bokföring innebär att varje transaktion bokförs på två konton för att säkerställa balans – debet och kredit. Denna metod är grunden för hela bokföringssystemet och används i princip av alla företag oavsett storlek. Om företaget exempelvis köper in varor betalas de från kassan (kredit), vilket innebär att lagret och tillgångarna fylls på (debet). Detta skapar en spårbarhet som både revisorer och Skatteverket värderar högt.
Hur ofta bokföring ska ske beror på företagets storlek och typ av verksamhet. Enligt bokföringslagen ska affärshändelser bokföras så snart det är möjligt (källa: Skatteverket). För de flesta mindre företag innebär det att bokföringen görs varje månad, medan större företag ofta bokför löpande. Det är viktigt att hålla tidsgränsen för att undvika förlorad information och sanktionsavgifter. Bokföring i realtid har också blivit allt vanligare i takt med att digitala system förenklat processen.
Alla näringsidkare i Sverige är skyldiga att följa bokföringslagen (1999:1078). Det innebär bland annat att all bokföring ska vara överskådlig, ske utan dröjsmål och sparas i minst sju år. Kraven skiljer sig något mellan enskilda firmor och aktiebolag, men principerna är desamma. Det är även krav på att verifikationer ska vara korrekta och möjliggöra kontroll av affärshändelserna i efterhand. Skatteverket och Bolagsverket kan begära in bokföringsunderlag vid granskning.
För exempelvis stiftelser, ideella föreningar, utländska aktörer samt myndigheter, kommuner och regionen gäller vissa undantag kring bokföringen.
Idag använder de flesta företag digitala bokföringssystem, vilket förenklar arbetet avsevärt. Programmen hanterar automatiskt debet och kredit, genererar rapporter och kan ofta integreras med fakturering, bank och skatt. Webbaserade lösningar har ofta molnlagring vilket gör att bokföring kan skötas från olika platser. Många tjänster riktar sig direkt till småföretagare med användarvänliga gränssnitt och kundsupport.