Vad är KPI och varför det spelar roll

Hem / KPI

KPI står för Key Performance Indicator, eller nyckeltal på svenska, och används för att mäta hur väl en verksamhet uppnår sina mål. Det är ett konkret sätt att följa utvecklingen över tid och identifiera vad som fungerar – och vad som behöver förbättras.

Andra inlägg

Att välja KPI:er

Valet av nyckeltal bör alltid grunda sig i verksamhetens övergripande mål. Det är inte meningsfullt att mäta något bara för att det är lätt att räkna på. En bra KPI speglar det som faktiskt driver organisationen framåt. Måttet måste vara mätbart, tidsbundet och relevant. För olika verksamheter och avdelningar varierar nyckeltalen stort – från konverteringsgrad i en e-handel till svarstid i en kundtjänst. Läs mer: Vad är KPI? - Cloudconnection.se

Vanliga KPI:er för olika områden

Kundtjänst

  • Antal ärenden lösta per dag
  • Genomsnittlig svarstid
  • Kundnöjdhetsbetyg (CSAT)

HR

  • Medarbetarnöjdhet (eNPS)
  • Personalomsättning (Turnover Rate)
  • Tid till anställning (Time to Hire)

Försäljning

  • Intäkt per kund (Revenue per Customer)
  • Konverteringsgrad (Conversion Rate)
  • Genomsnittlig orderstorlek (Average Order Value)

Marknadsföring

  • Kostnad per lead (CPA)
  • Klickfrekvens (CTR)
  • Organisk räckvidd i sociala medier

Produktion

  • Antal defekta enheter per 1000
  • Genomsnittlig produktionstid per enhet
  • Maskinernas driftstid (Uptime)

Koppling till affärsstrategi

En KPI som inte är kopplad till strategin riskerar att leda arbetet i fel riktning. Därför behöver varje KPI ha ett tydligt syfte och direkt koppling till strategiska mål. Om till exempel ett företag har som strategi att växa internationellt, bör KPI:erna mäta nyförsäljning i nya marknader snarare än kundnöjdhet i befintliga. På så vis säkerställs att resurser och fokus läggs där de gör störst skillnad. Läs mer här.

Uppföljning

Att bara sätta KPI:er räcker inte – de måste också följas upp regelbundet. Det är här värdet skapas. Uppföljningen bör vara systematisk och gärna visualiseras i dashboards eller rapporter. Då blir det lättare att upptäcka avvikelser i tid. Frekvensen varierar beroende på måttets karaktär – dagligen, veckovis eller månadsvis. Det viktiga är att uppföljningen leder till diskussion och justering.

Så fungerar nyckeltal i praktiken

I en praktisk kontext är KPI:er ett verktyg för att fånga upp mönster och styra resurser dit de gör mest nytta. Exempelvis kan ett marknadsteam följa KPI:er som räckvidd och klickfrekvens för att anpassa sina kampanjer. I ekonomiavdelningen kan det handla om rörelsemarginal eller kassaflöde. Poängen är att KPI:er förvandlar data till handling. De konkretiserar utveckling och gör det möjligt att prioritera rätt åtgärder i rätt tid.